• إمكانية تعريف أسعار بيع متعددة لكل درجة جودة من كل كمية من وحدات الأصناف .
• توفير إمكانية الإختلاف بسعر بيع معين لوحدة صنف من عميل لآخر أو من فرع لآخر أو من معرض بيع لآخر في حال مبيعات التجزئة ( نقاط البيع ) .
• توفير إمكانية فرز كميات الأصناف من خلال طلبات العملاء أو طلبات الفروع أو حركات البيع والمرتجع وحركات الشراء وإستلام البضاعة وتحويلها بين المستودعات والمعارض والتخزين في المستودعات على مستوى ألوان أو مقاسات الأصناف وكذلك على مستوى تواريخ الإنتاج وتواريخ الصلاحية لكمية صنف وغيرها من عمليات الفرز على مستوى الرقم التسلسلي للصنف ورقم التشغيلة للأصناف المصنعة .
• توفير إمكانية تعريف الأصناف البديلة لصنف .
• يمكن النظام من تعريف جميع الموردين للصنف موضحا رقم الصنف وتكلفة شرائه ومدة توريده لكل مورد .
• توفير إمكانية أرشفة صورة الصنف داخل قواعد بيانات الأصناف .

سجل بيانات المستودعات والمعارض وأماكن التخزين للأصناف يتضمن التفاصيل والإمكانيات التالية :

• توفير إمكانية فهرسة المستودعات وأماكن التخزين حسب أنواعها من حيث كونها مستودع مركزي أو مستودع فرع أو سيارة مندوب أو مركز صيانة أو موقع تخزين مواد لمشروع أو مستودع تابع لمركز صيانة أو غيرها حسب طبيعة نشاط الشركة .
• تحتوي بيانات المستودع أو المعرض على أرقام حسابات البنوك أو العهد والصناديق النقدية المرتبطة بمسددات العملاء ومدفوعات المستودع أو المعرض الخاصة بالمصروفات اليومية .
• توفير إمكانية تعريف مواقع التخزين لكل مستودع أو معرض .

الحركات والإجراءات المالية اليومية المتعلقة بتنقلات وحركة البضاعة في المستودعات :

• تسجيل الأرصدة الإفتتاحية لكميات أصناف البضاعة والمواد لكل مستودع أو معرض أو مشروع .
• التحويلات الداخلية بين المستودعات والمعارض أو بين المشاريع وإستلام هذه التحويلات .
• إشعارات تصحيح كميات أصناف البضاعة والمواد .
• إشعارات إتلاف البضاعة التالفة .
• حركات الفرط أو الدمج الآلي للأصناف من كمية وحدة للصنف إلى كمية وحدة أخرى لنفس الصنف من خلال حركات الفوترة , وكذلك إمكانية الفرط أو الدمج اليدوي من خلال شاشة مختصة .
• حركات آلية لدمج كميات وحدات أصناف أو مواد لتكوين وحدة صنف مجمع وكذلك حركات آلية لفرط كميات وحدة صنف أو مادة مجمعة إلى كميات وحدات الأصناف أو المواد التحليلية والمكونة لوحدة الصنف أو المادة المجمعة .
• يتضمن النظام توفير إمكانية تسجيل حركة تحويل كمية صنف من درجة جودة إلى درجة جودة أخرى وذلك إما بتخفيض الجودة أو بزيادتها , ويترافق مع هذه الحركة تخفيض قيمة المخزون أو زيادته من خلال إصدار قيد محاسبي آلي مع تسجيل هذه الحركة يعكس التغيير في رصيد المخزون في نظام المستودعات بنفس القيمة في نظام المحاسبة العامة .
• حركات إعادة تقييم تكلفة البضاعة بالزيادة أو النقصان .

الحركات والإجراءات الإدارية اليومية المتعلقة بتنقلات وحركة البضاعة في المستودعات (إدارة المخزون) :

• تسجيل حجوزات كميات الأصناف في المستودعات والمعارض .
• تحرير طلبيات الأصناف والمواد الآلية لكميات وحدات الأصناف والمواد بمقارنة كمياتها بالحد الأدنى للطلب لكل مستودع أو معرض أو مشروع .
• يوفر نظام المستودعات لكل أمين مستودع أو مدير معرض أو مهندس مشروع حسب الصلاحيات الممنوحة لأي منهم إمكانية تسجيل طلبياتهم حسب الحاجة من الأصناف والمواد بغض النظر عن الحد الأدنى للطلب لهذه الأصناف وهذه المواد , وهذه الطلبيات اليدوية تخضع لإجراءات المراجعة والإعتماد حسب الصلاحيات .
• جميع الطلبيات الآلية أو اليدوية المعتمدة سابقا تخضع من خلال شاشة متخصصة بالتوفير إلى دراسة ومن ثم توجيه من قبل مستخدم ذو صلاحية لتوفير الكميات المطلوبة من المستودعات أو المشاريع الأخرى , وفي حال تبقى كميات غير متوفرة داخل المستودعات أو المشاريع الحالية يتم تحويل هذه الكميات إلى طلبات شراء آلية داخل نظام المشتريات من أجل مراجعتها وإعتمادها لكي تدخل دورة الشراء .
• توفير إمكانية إصدار أوامر تحويل بضاعة أو مواد من قبل الإدارة العليا موجهة إلى مستودع أو مشروع معين للتحويل إلى مستودع أو مشروع آخر .

 نظام جرد المستودعات والمعارض ويحتوي الخطوات والإجراءات التالية :

• تحضير كشوف الجرد ( لجميع المستودعات والمعارض أو لفئة معينة من المستودعات أو جرد عشوائي عينات لمستودع أو معرض معين ) .
• تسمية لجان الجرد لكل فئة من المستودعات أو المعارض .
• تسجيل بيانات الجرد ومراجعتها وإعتمادها .

و الشكل التالي يبين رسما توضيحيا لتركيبة نظام مراقبة مخزون المستودعات و علاقته بنظامي المبيعات والمشتريات, و كذلك علاقته بنظام المحاسبة العامة :

وفيما يلي رسما توضيحيا يبين تركيبة الملفات الرئيسية لنظام مراقبة مخزون المستودعات :

والشكل التالي يوضح بياناً في عمليات ومراحل الجرد :