نظام إدارة التدريب
وصف عام لطبيعة النظام :
يستهدف هذا النظام جميع المنشآت الأكاديمية والمعاهد التدريبية مهما كانت طبيعة النشاط التدريبي ويخدم كافة أنواع أنظمة التدريب. وفيما يلي شرح للإعدادات الأولية والوظائف الرئيسية للنظام. كما يوفر هذا النظام الربط والتأثير التلقائي على أنظمة حسابات العملاء وحسابات الموردين والحسابات المصرفية والصناديق والأمانات والنظام المحاسبي كما يرتبط هذا النظام بأنظمة المستودعات والموارد البشرية والأصول الثابتة.
: الإعدادات الأولية للنظام
- تصنيف الخدمات غير المرتبطة بالنشاط التدريبي الذي يقدمه المعهد وتحديد أسعار وحداته مع ربط كل خدمة بحساب الإيرادات الخاص بالخدمة.
- فهرسة أنواع الدورات التدريبية سواء كانت دورات قصيرة أو طويلة أو شهادات الدبلوم أو الدورات التخصصية أو الدبلومات العليا أو حسب آراء المستفيد من النظام حسب طبيعة النشاط التدريبي.
- تصنيف المتدربين والطلاب سواء كانوا أفراد مستقلين أو موظفين أو تابعين لأماكن عملهم (العملاء) أو تابعين لجهات حكومية وذلك بهدف تحليل الإيرادات والمساهمة في تحفيز التسويق وتمكين الإدارة المالية من معرفة المزيد من التحليلات لدى العملاء ‘ الحسابات الجارية.
- تحديد وفهرسة التخصصات المهنية للمساعدة في تصنيف المتدربين والمدربين والدورات التدريبية.
- ملف يحتوي على قائمة الشروط والأحكام العامة التي يجب على كل متدرب الموافقة عليها لاستيفاء متطلبات الجهات الرسمية ذات العلاقة.
وضع قائمة عناصر ومؤشرات التقييم للمتدربين والطلاب، وقائمة أخرى لعناصر ومؤشرات التقييم للمدربين والمحاضرين، وقائمة ثالثة لعناصر ومؤشرات التقييم للدورات التدريبية.
تصنيف كافة أنواع الوثائق الرسمية اللازمة للنشاط التدريبي.
تحديد وتصنيف المواد اللازمة للدورات التدريبية، مثل الكتيبات والوثائق والأدلة والكتب والمراجع والمواد الاستهلاكية والأدوات.
تصنيف أنواع الاختبارات المتعلقة بالدورات التدريبية سواء كانت اختبارات قبول، أو اختبارات شهرية، أو اختبارات ربع سنوية، أو اختبارات نهائية، أو مشاريع التخرج، مع شرح كل نوع من هذه الاختبارات سواء كانت شفهية أو كتابية أو مختبرية (عملي). الامتحانات).
وضع جدول خاص يوضح الحد الأقصى لعدد الأقساط أو الدفعات المتعلقة بمدة الدورة، بحيث لا يجوز تجاوز عدد هذه الأقساط أثناء تحرير طلب تسجيل الطالب.
الوظائف الرئيسية للنظام :
أولاً: الملف الرئيسي للدورات التدريبية :
- السجل الرئيسي للدورة يحتوي على اسم الدورة، مدة ونوع الدورة، رقم وتاريخ اعتمادها، جهة اعتماد الدورة، رسوم الدورة، رسوم التسجيل، إجمالي عدد المحاضرات، الفترة الزمنية لكل محاضرة، والترقيم المحدد للدورة، مع توضيح هل يسمح بالتقسيط لرسوم الدورة، وشرح إمكانية أن تكون هذه الدورة مجانية لحاملي بطاقة العضوية، وكذلك توضيح سواء كانت الدورة أكاديمية أو نظرية أو معملية أو عملية أو كليهما، وأخيراً تحديد مبلغ التأمين المطلوب على المتدرب دفعه في حال تضمنت هذه الدورة تسليم عقد عيني من عدد أو أدوات أو المواد للمتدرب .
- يوفر النظام إمكانية تغطية الدورة لعدة تخصصات لمقارنتها مع تخصص المحاضر أو مع التخصص الذي يبحث عنه المتدرب والذي سبق تسجيله في سجلاته.
- يحتوي سجل الدورة على قائمة المتطلبات السابقة للدورات إن وجدت لإتمام عملية طلب التسجيل.
- يوفر النظام من خلال سجل الدورة إمكانية ربط جميع بنود قائمة الشروط والأحكام المحددة والمحددة أعلاه، أو أجزاء منها، بسجل الدورة، ليتمكن طالب التسجيل من قراءتها والموافقة عليها.
- يوفر النظام تحديد المستندات الرسمية المطلوبة من الطالب أو المتدرب لإتمام عملية التسجيل في هذه الدورة.
تسجيل وتحديد المواد والموضوعات والدورات والمراجع الخاصة بكل دورة، مع توفير إمكانية تحديد أي من هذه المراجع أو المواد يتم تسليمها مجاناً أو تسليمها كعهدة أو بيعها للمتدرب ضمن فاتورة مبيعات من خلال قائمة الحركات المالية اليومية.
توثيق الأهداف والفوائد المرجوة بعد الانتهاء من هذه الدورة.
ثانياً: يحتوي النظام على قاعدة بيانات تتضمن بيانات تفصيلية عن المعاهد المحلية أو العربية أو العالمية التي تقدم خدمات في مجال التدريب لنفس النشاط (التدريب المشترك).
ثالثاً: ملف المتدربين (الطلبة) :
يحتوي هذا السجل على بيانات تفصيلية عن الطالب ويرتبط تلقائيا بحسابه في نظام حسابات العملاء.
رابعاً: ملف المدربين والمدربات (المحاضرين ومديري البرامج التدريبية) :
- يوفر النظام إمكانية تصنيف المحاضر سواء كان موظفاً في المعهد أو مقاولاً بساعات عمل محددة، أو منتسباً لجهة تدريب أو منشأة حكومية محددة ضمن نظام حسابات الموردين، بالإضافة إلى بيانات تفصيلية أخرى المتعلقة باسمه وجنسيته وجنسه ووسائل الاتصال به.
- يتيح النظام تحديد التخصصات العلمية والمهنية لكل مدرب.
- يتيح النظام تحديد الدورات التي يمكن لهذا المدرب تنفيذها بناء على تخصصاته وتخصصات الدورات المحددة سابقا.
خامساً: ملف الجهات المسؤولة عن اعتماد الدورات :
تعريف الجهة وجهات الاتصال بها.
سادسا: ملف البيانات التفصيلية للمواضيع والمواد والدورات :
قاعدة بيانات تحتوي على تصنيف المادة وتكلفتها وسعر بيعها وربطها بملف المخزون أو ملف الأصول الثابتة وأرشفتها.
سابعا: ملف بيانات تفصيلي لقاعات التدريب والمختبرات :
قاعدة بيانات تحتوي على تصنيف القاعات ومواقعها والقدرة الاستيعابية للمتدربين وتخصص القاعة وتحديد المعدات أو المواد التي يجب توفيرها أثناء التدريب.
نحن هنا للإجابة على استفساراتك على مدار 24 ساعه