• ملف مكاتب الإيجار وربطها بالفروع والمناطق والمدن والأحياء مع تخصيص مستودع لكل مكتب إيجار.
• ملفات بيانات المستأجرين الرئيسيين الأفراد، بما في ذلك البيانات المالية والإدارية والعامة لكل مستأجر.
• يحتوي هذا الملف على إمكانية الأرشفة الإلكترونية للوثائق الرسمية والصور الشخصية وبصمات الأصابع لكل مستأجر. هذا الملف مرتبط بملف القائمة السوداء للمستأجرين.
• ملفات بيانات المستأجرين من الشركات والمؤسسات المالية والإدارية والعامة الحكومية أو الخاصة لكل شركة. كما تحتوي هذه الملفات على بيانات تفصيلية عن العاملين في كل شركة أو مؤسسة مع شرح البيانات الإدارية والمالية والعامة لكل موظف تابع للشركة. كما تحتوي هذه الملفات على إمكانية الأرشفة الإلكترونية للوثائق الرسمية والصور الخاصة بالشركة وجميع الموظفين من موظفي الشركة، مع الحفاظ على الاتصال بين موظفي الشركة والقائمة السوداء المذكورة سابقا.

• ملفات لفهرسة عناصر السيارة من حيث النوع والطراز والموديل والفئة وناقل الحركة واللون.

• ملفات فهرسة لأنواع الخدمات المتعلقة بالصيانة والصيانة الدورية والمواد الاستهلاكية وقطع الغيار.

• ملفات مفهرسه لأنواع العقود وأسعار التأجير وكذلك ملف برامج التسعير حسب فئات السيارات.

• ملفات بيانات الأصناف التفصيلية، بما في ذلك إمكانية أرشفة كل صنف.

• ملفات بيانات تفصيلية للمركبة ووثائقها الرسمية، بما في ذلك إمكانية أرشفة صور المركبة وأرشفة الوثائق الرسمية لكل مركبة.

• الملفات التي يتم من خلالها تحديد قوائم الفحص لكل نوع من المركبات، وحتى قوائم الفحص لكل مركبة، مع تفصيل أنواع الحالات المختلفة لكل عنصر من عناصر قائمة الفحص.

• توفر ملفات البيانات المالية الخاصة بسجلات إهلاك المركبات إمكانية فرز مصاريف الإهلاك لكل سيارة في كل فترة مالية جزئية أو رئيسية، حتى نتمكن من تحميل هذه المصاريف على المكاتب والفروع.

• ملفات عقود الإيجار للأفراد وملاحقها التحليلية للمعاملات المتعلقة بها.

• ملفات عقود الإيجار للشركات والمؤسسات (العقود الإطارية) وملاحقها التحليلية من الحركات المرتبطة بكل عقد.

ربط نظام التأجير مع الأنظمة الأخرى:

ويرتبط نظام تأجير المركبات بملفاته الرئيسية وعقوده وحركاته المالية اليومية ببقية الأنظمة المالية وأنظمة المستودعات والمشتريات والأصول الثابتة والموارد البشرية. تشمل الأنظمة المالية الحسابات العامة والحسابات المصرفية والصناديق والصناديق الاستئمانية. ونوضح فيما يلي آليات ونقاط الترابط مع الأنظمة الأخرى كما يلي:

1. عند تحديد سجلات العملاء الأفراد أو العملاء من الشركات، يتم تحديد حسابات الأصول الجارية للعملاء ضمن سجلاتهم حسب فئاتهم.
2. يتم تحديد حسابات الإيرادات المدفوعة مقدما في الالتزامات المتداولة وحسابات الإيرادات لكل فئة من العملاء، بحيث يقوم النظام بتوجيه القيد التلقائي لإيرادات الإيجار عند تسجيل دفعات العقود. التأجير من خلال المستخدم في مكتب التأجير.
3. تحديد سجلات مكتب التأجير يطلب من المستخدم تسجيل رقم حساب صندوق المكتب والحسابات العامة المتعلقة بهذا الصندوق (النقدية في الصندوق والشيكات في الصندوق)،
4. يطلب من المستخدم تسجيل البنك رقم حساب استقبال إيداعات البطاقة الذكية في كل مكتب والحسابات العامة المرتبطة بهذا الحساب البنكي،
5. يرتبط المكتب بنظام المستودعات لغايات نقل وإرجاع المركبات من المستودعات المركزية إلى المكاتب وبالعكس.

6. يرتبط نظام التأجير بنظام الصيانة تلقائيا في حالة وقوع حوادث أو عطل في المركبة يتطلب تحويلها آليا إلى الصيانة وفتح حساب خاص لأمر الإصلاح عند استلام المركبة من عميل التأجير.

7. العجز الذي يكتشفه موظفو مكاتب الإيجار تلقائياً، سواء في أرصدة الصناديق أو الأمانات، أو في الكيلومترات المستخدمة بين مرحلة استلام السيارة من المستأجر ومرحلة تسليمها إلى مستأجر لاحق. قم بإجراء الإدخالات المحاسبية اللازمة التي تثبت هذا الإجراء.

8. إمكانية تحرير الإشعارات المالية المدينة أو الدائنة بطرفيها مسؤول المكتب (الموظف في نظام الموارد البشرية والرواتب) والعميل المعين (نظام حسابات العملاء).

9. إمكانية ربط النظام بالمؤسسات والدوائر الحكومية مثل نظام “تم” أو نظام “شموس” أو أي نظام سيتم تطويره مستقبلاً من الدوائر الرسمية.

10. ربط سجلات المركبات في نظام التأجير مع سجلات المركبات في نظام الأصول الثابتة حتى نتمكن من خلال نظام التأجير من معرفة جميع مصاريف المركبة، ولنفس الغرض يتم ربط المركبات بنظام التأجير مع أوامر الإصلاح لنظام الصيانة متضمنة كافة بنود المصاريف التي تمت على أمر الإصلاح.

11. ربط نظام التأجير مع نظام المشتريات ونظام حسابات الموردين.

12. يرتبط نظام التأجير بالنظام القضائي ونظام الصيانة الوقائية ونظام إصدار الرسائل النصية القصيرة.