وتضطر إلى محاولات الربط بين مجموعة هذه الأنظمة مع النظام الذي يمثل طبيعة نشاط المنشأة المتميز , وحسب مشاهداتنا فإن عمليات الربط هذه معرضة لبروز أخطاء وعدم تطابق في نتائج العمليات وأرصدتها فيما بين هذه الأنظمة فضلا أن المنشأة التي تضطر إلى هذا الخيار تحتاج إلى كوادر بشرية إضافية تكون مهمتها إجراء المقارنات والمطابقات لأرصدة الحسابات العامة في نظام المحاسبة العامة وأرصدة الحسابات التحليلية في الأنظمة المرتبطة بها بسبب النشاط الخاص والمتميز .

وبناء على قناعتنا بضرورة تطوير أنظمة  متكاملة  ومترابطة ( ERP ) ومتخصصة للمنشآت ذات النشاط المتميز وغير التقليدي , نوضح فيما يلي التفاصيل الفنية لنظام إدارة شركات تأجير الحاويات  المتكامل والذي يخدم طبيعة نشاط شركات ومؤسسات تأجير الحاويات ذات الطبيعة المتميزة داحل المملكة العربية السعودية , نظام شامل لخدمة كافة الإدارات والأقسام المالية وإدارة الموارد البشرية وأنظمة المستودعات والمشتريات والصيانة الدورية وصيانة الأعطال ومتابعة إجراءات الحوادث لكي تكون مخصصة لنشاط تأجير الحاويات وداعمة لها .

القائمة المكونة لأنظمة شركات تأجير الحاويات ERP

1. رقابة المستخدمين وصلاحياتهم
2. إدارة قواعد البيانات
3. الأنظمة المالية
4. نظام الموارد البشرية
5. نظام الأصول الثابتة
6. نظام المشتريات والمستودعات
7. نظام الورشة والصيانة
8. نظام إدارة تأجير الحاويات

القائمة الرئيسية المكونة لنظام إدارة تأجير الحاويات

أولا   : إعدادات النظام

1. تعريف مواقع تخزين الحاويات مع تحديد و توفير إمكانية ربط كل موقع بالإدارة والفرع التابع لها , وكذلك تحديد إن الموقع الجغرافي والمدينة .
2. تعريف و تصنيف أنواع الحاويات , بهدف ربط قائمة أسعار تأجير الحاويات بحسب أنواعها وأحجامها.
3. ملف تسجيل بيانات الحاويات وربطها بنظام الأصول الثابتة وتحديد المستودع الحالي الذي تخدم منخلاله .
4. ملف لتسجيل بيانات السائقين ومواقع عملهم .
5. تعريف بيانات كل موقع من مواقع المكبات وذلك  بتحديد الموقع الجغرافي وبيانات الشخص المسئول في الموقع ووصف لعنوان الموقع وتكلفة التفريغ للحاويات بالموقع .
6. فهرسة وتصنيف مواقع توفير الخدمة داخل المدينة أوالمنطقة , وذلك لربط الموقع بأسعار التأجير وأسعار التفريغ.
7. ملف لتصنيف أنواع الأسعار المستخدمة لهذا النظام .
8. ملف لتسجيل أنواع عقود التأجير للحاويات , حيث أن تحديد سعر التأجير يختلف من نوع عقد لآخر .
9. فهرسة وتصنيف وتعريف لأنواع الإشعارات المدينة على العملاء , ويستخدم نوع الإشعار عند إقرار مبلغ يتم تحميله على العميل , حيث يحتوي كل إشعار مدين تعريف للحساب الدائن في دليل الحسابات والذي يمثل الطرف الدائن للقيد المحاسبي الآلي الصادر عن تسجيل حركة إشعار مدين على العميل .
10. فهرسة وتصنيف وتعريف لأنواع الإشعارات الدائنة لصالح العملاء , ويستخدم نوع الإشعار عند إقرار مبلغ يخصم من رصيد العميل , حيث يحتوي كل إشعار دائن تعريف للحساب المدين في دليل الحسابات والذي يمثل الطرف المدين للقيد المحاسبي الآلي الصادر عن تسجيل حركة إشعار دائن لصالح العميل .
11. تصنيف وتعريف لأنواع المندوبين العاملين بخدمات التسويق والمبيعات لإدارة تأجير الحاويات .

ثانيا   : الملفات الرئيسية

1. ملف يحتوي بيانات العملاء النقديين التفصيلية وأرتباط كل سجل عميل بموقع توفير الخدمة وتحديد الإدارة والفرع التابع له سجل العميل , كما يوضح هذا الملف إن كان العميل فرد أو منشأة وسائل الإتصال به وعنوانه وموقعه الجغرافي .
2. ملف يحتوي بيانات العملاء الآجلين التفصيلية وأرتباط كل سجل عميل آجل بسجله في نظام حسابات العملاء وكذلك تحديد الإدارة والفرع التابع له سجل العميل الآجل , كما يوضح هذا الملف  وسائل الإتصال به وعنوانه وموقعه الجغرافي .
3. ملف يحتوي بيانات تفصيلية لكل مركبة أو ناقلة للحاويات وربطها بنظام الأصول الثابتة وتعريف السائق لهذه المركبة والذي يستحضره من ملف السائقين .
4. ملف لتسجيل قائمة بأسعار التأجير للحاويات , حيث أن سعر التأجير يعتمد على نوع السعر ونوع عقد التأجير وموقع تخزين الحاوية وموقع توفير الخدمة , ومن الممكن أن تحدد نسبة خصم قصوى لكل سجل .
5. ملف لتسجيل قائمة بأسعار تفريغ الحاويات , وهذه الأسعار تختلف حسب مواقع توفير الخدمة ومواقع تفريغ الحاويات وكذلك حسب أنوع الحاويات.
6. ملف خاص بتحديد الحاويات المخصصة لسائق معين , مع توفير إمكانية تخصيص الحاويات لجميع السائقين بنفس الموقع من تقديم خدمات التأجير.

ثالثا   : عقود التأجير للعملاء

تحتوي هذه القائمة مجموعة من الحركات والإجراءات الإدارية والمالية المرتبطة تماما بعقود تأجير الحاويات للعملاء وهي على النحو التالي :

1. تسجيل عقود تأجير الحاويات .
   يوفر هذا الإجراء تمكين المستخدم من تسجيل عقد تأجير حاوية لعميل مع تحديد إن كان العميل نقدي أو آجل , ويحتوي العقد موقع عمل للحاوية ( المستودع والفرع ) وموقع توفير الخدمة ونوع سعر التأجير ونوع العقد ومدة العقد وتاريخه , كما يتم تحديد الحاويات التي سوف تسلم للعميل .
2. عقود ترخيص إنشاءات مباني .
   يوفر هذا الإجراء تمكين المستخدم من تسجيل عقد تأجير حاوية لعميل مع تحديد إن كان العميل نقدي أو آجل وذلك بهدف إستخراج تراخيص البناء للعميل , ويحتوي العقد موقع عمل للحاوية ( المستودع والفرع ) وموقع توفير الخدمة ونوع سعر التأجير ونوع العقد ومدة العقد وتاريخه , ولا يتضمن هذا العقد تخصيص حاويات لتسليمها للعميل .
3. إستلام دفعة مقدمة .
   توفر هذه الواجهة إستلام إجمالي قيمة العقد أو دفعة من إجمالي القيمة للعقد حسب طرق السداد المتنوعة , ويصدر عن هذه الحركة قيد محاسبي آلي .
4. إشعار مالي مدين .
   تمكن هذه الواجهة المستخدم الذي له صلاحية إستخدامها من إصدار إشعار مالي مدين وذلك بتحديد نوع الإشعار المدين الذي يتم من خلاله إصدار قيد محاسبي آلي , مع توفير إمكانية سداد مبلغ الإشعار المدين للعميل من نفس هذه الشاشة أو الواجهة .
5. إشعار مالي دائن .
   تمكن هذه الواجهة المستخدم الذي له صلاحية إستخدامها من إصدار إشعار مالي دائن وذلك بتحديد نوع الإشعار الدائن الذي يتم من خلاله إصدار قيد محاسبي آلي .
6. إضافة حاويات إلى عقد .
   تمكن هذه الواجهة من إضافة حاوية أو أكثر إلى عقد قائم قبل إنتهاء مدة هذا العقد .
7. إلغاء حاويات من عقد .
   تمكن هذه الواجهة من إلغاء حاوية أو أكثر من عقد قائم قبل إنتهاء مدة هذا العقد .
8. تمديد عقود تأجير العملاء  .
   توفر هذه الواجهة بأي تاريخ من بداية العقد إمكانية تمديد مدة العقد , مع توفير إمكانية إستلام مبلغ السداد عن المدة التي تم تمديدها من خلال نفس الشاشة أو الواجهة .

رابعا : إجراءات التشغيل

تحتوي هذه القائمة مجموعة من الحركات والإجراءات المالية المرتبطة تماما بطبيعة نشاط شركات تأجير الحاويات وهي على النحو التالي :

1. تسليم الحاويات .
   توفر هذه الشاشة توثيق  عملية تسليم الحاوية للعميل مع إمكانية أرشفة توقيع العميل بالإستلام إذا كان قد تم التعاقد مع العميل على ضم نظام الأرشفة لمكونات الأنظمة .
2. إستبدال حاوية .
   عندما يكون التعاقد لمدة طويلة فإن هذه الشاشة توفر إمكانية إستبدال الحاوية المليئة بأخرى فارغة , ولأنه يترتب على العميل دفع مبلغ إضافي لقاء عملية تفريغ الحاوية فإن هذه الشاشة توفر إمكانية إستلام المبلغ الخاص بالتفريغ حسب طرق السداد المناسبة للعميل , ويصدر عن هذه الحركة إصدار قيد محاسبي آلي .
3. مسددات العملاء .
   توفر هذه الشاشة إستلام مسددات العملاء ويصدر عن هذه الحركة قيد محاسبي آلي .
4. فوترة عقود تأجير الحاويات .
   توفر هذه الشاشة إمكانية فوترة عقد تأجير لم يسبق فوترته , مع الإشارة أن هذه الحركة يصدر عنها قيد محاسبي يخص إستحقاق الإيراد من الغميل , وكذلك تمكن المستخدم من نفس الشاشة إستلام المبلغ الخاص بالفاتورة مع مراعاة خصم قيمة أي دفعات سابقة .
5. فوترة عقود ترخيص إنشاءات المباني .
   توفر هذه الشاشة إمكانية فوترة عقد الترخيص لإنشاءات المباني لم يسبق فوترته , مع الإشارة إلى أن هذه الحركة يصدر عنها قيد محاسبي يخص إستحقاق الإيراد من العميل , وكذلك تمكن المستخدم من نفس الشاشة إستلام المبلغ الخاص بالفاتورة مع مراعاة خصم قيمة أي دفعات سابقة .
6. إستلام الحاويات .
   توفر هذه الشاشة إمكانية إستلام الحاويات المنتهية عقدها من موقع العميل مع توفير إمكانية إستلام أي مبالغ متبقية كرصيد على العميل لإقفال العقد وإصدار قيد محاسبي آلي .