نظام الإعلانات
وصف عام لطبيعة النظام :
يعتبر هذا النظام من أهم الأنظمة في مجال طبيعة عمل المؤسسات الصحفية من حيث كونه أهم الموارد المالية لها، وقد سعينا من خلال هذا النظام إلى توفير كافة الإمكانيات من البيانات والبرامج التي مساعدة القائمين والعاملين في إدارة الإعلانات على تسهيل تنفيذ ومراقبة حجوزات الإعلانات اليومية ومتابعتها بدءاً من مرحلة التسويق ثم خطوات البيع المتمثلة بالحجز الأولي ثم المؤكد ثم الإصدار النهائي لأمر النشر الإلكتروني والفاتورة الخاصة بها وما يرافق هذه الخطوات من إمكانية التوثيق والحفاظ على الشكل والتصميم النهائي للإعلان كما ظهر فعليا في العدد الصادر من المنشور بحيث يشار إليه كأرشيف مخزن ومفهرس حسب العدد والمعلن عنه عميل.
يوفر النظام إمكانية تسجيل بيانات وأسعار إعلانات الصحف المنافسة المحلية والعربية والعالمية وسياسات التسعير الخاصة بها فيما نسميه بنك البيانات، بالإضافة إلى إصلاح سياسات التسعير في المنظمة الإعلانات وفقا
لمواقع الإعلان داخل المنشور وعدد ألوانه ومساحته. كما يراعي هذا النظام إمكانية إبرام صفقات إعلانية ممتدة بجداول وفترات زمنية مع العملاء من خلال توقيع عقود سنوية أو لمدة محددة موضحا فيها جميعها الشروط التي يجب مراعاتها مثل تحديد المناطق والمواقع وعدد ألوان الإعلانات وعدد مرات الظهور يوميا أو أسبوعيا أو شهريا وربط هذه العقود بأوامر الحجز للأرقام المستقبلية وإصدار أوامر النشر الإلكتروني تلقائيا عند كل يتم إصدار الإصدار تلقائيًا، بالإضافة إلى إصدار الفاتورة تلقائيًا أو عدم إصدار الفاتورة إذا كانت طريقة الدفع لهذا العقد مجدولة مسبقًا في العقد على أقساط شهرية أو لفترات زمنية محددة تستحق في تواريخ استحقاقها.
كما يوفر هذا النظام إمكانية التعامل مع وكالات إعلانية متعددة أو مع الوكيل الحصري إن وجد ومتابعة أرصدة هذه الوكالات آليا من خلال النظام.
يوفر النظام تقارير مبيعات الإعلانات ومقارنتها حسب المندوبين أو المعلنين المباشرين أو وكالات الإعلان، ويربط جميع هذه البيانات بالشؤون المالية عن طريق تحرير القيود المحاسبية الآلية لجميع حركات النظام الإعلاني بدلاً من إدخال هذه القيود يدوياً إذا لم يكن هذا النظام مُطبَّق.
ويتميز هذا النظام من خلال برامجه بتوفير الخصائص والإمكانيات التالية:
- تحديد وفهرسة الصفحات التي يتكون منها المنشور وفهرستها حسب تخصصها.
- تحديد بيانات الجداول الأساسية للنظام لأنواع الأسعار المختلفة للإعلانات حسب المواقع والألوان والمساحات.
- فهرسة موضوعات وأنواع المواد الإعلانية وتصنيفها عموديا حسب المجموعات الرئيسية والفرعية المنبثقة عنها، المتعلقة بالإحصائيات والتقارير اللازمة للتسويق.
- تعريف ممثلي الإعلانات وعملائهم والحد الأقصى لنسب الخصم وصلاحياتهم.
- متابعة الزيارات الميدانية لإنجازات المندوبين وتنظيم مواعيدهم للعملاء.
- تسجيل بيانات الوكالات الإعلانية وتقديم التقارير اللازمة عن بياناتها العامة والمالية ومقارنة حجم إنتاجها الشهري حسب المواد الإعلانية ومدفوعاتها.
توفير القدرة على تسجيل بيانات أسعار الإعلانات للصحف والمطبوعات المنافسة ومقارنتها من خلال التقارير المطبوعة أو المرئية مما يساعد قسم التسويق على توفير ميزانيات المبيعات التقديرية وتوقع حجم المبيعات.
توفير إمكانية تسجيل حجم النفقات الإعلانية السنوية من خلال قسم التسويق وتوزيعها حسب المواضيع والمواد الإعلانية والمناطق الجغرافية، وإتاحة إمكانية تحديد أهداف المؤسسة ومبيعاتها التقديرية الموزعة على المندوبين والفروع والعملاء ووكالات الإعلان، وكذلك حسب المواضيع والمواد الإعلانية.
يحتوي النظام على قائمة ببرامج المتغيرات اليومية الخاصة بتعديل بيانات الوكالات والمندوبين والمعلنين وعقود الوكالات والاحتفاظ بهذه المتغيرات أو التعديلات حتى نتمكن من معرفة تاريخ التعديل والبيانات قبل وبعد التعديل.
يحتوي النظام على قائمة برامج الحركات اليومية المتعلقة بنشاط قسم التسويق والمبيعات بدءاً من تسجيل عروض أسعار الإعلانات وكذلك طلبات المعلنين أو وكالات الإعلان وتوثيقها ومتابعتها إما عن طريق إلغاء أو تأكيد الحجز، ومتابعة الأمور المالية المتعلقة بها مثل الدفعات المقدمة، وإتمامها بسداد باقي المستحقات، مع مراعاة تصنيف العملاء المعلنين من حيث طريقة الدفع سواء كانت نقداً أو آجلاً، كما وكذلك تصنيف الائتمان إذا كانوا شركات تجارية أو صناعية أو أفراد أو موردين أو حكومة.
تسجيل بيانات العقود للمعلنين أصحاب الحملات الإعلانية ووضع جداول لمواعيد وأنواع ومواقع ومساحات الإعلانات وكذلك تحديد جداول الدفعات المستحقة عن هذه العقود وتواريخها ومبالغها.
تحرير أوامر النشر الإلكتروني بناءً على حجز إعلاني أو عقود للعملاء ومراجعتها والتأكد منها ومن ثم إصدار فواتيرها.
توفير إمكانية حفظ وتخزين الإعلانات بعد صدورها وفهرستها حسب العدد الصادر والعميل والمندوب.
برنامج تحرير فواتير أمر النشر الإلكتروني وتأثير الفاتورة تلقائيا على كشف حساب العميل وكذلك تحرير القيود المحاسبية لفاتورة العميل.
برامج الإشعارات المالية على فواتير العملاء بعد إصدارها وتحريرها آلياً.
إحصائيات ومقارنات تقارير المبيعات والإعلانات على مستوى الفرع والمندوب والمعلن والوكالة الإعلانية.
برامج تقارير تمثل تحليلات مبيعات يومية وشهرية وسنوية مفهرسة حسب موضوعات ومواد الإعلانات وحسب المندوبين أو العملاء أو وكالات الإعلان أو الفروع، ويكون التحليل هنا على مستوى كل أمر نشر (إعلان).
برامج مقارنة التقارير الفعلية والمقدرة لحجم مبيعات الإعلانات الشهرية على مستوى المندوب والعميل ووكيل الإعلان والفرع.
برامج رسومية توضح مقارنات مبيعات الإعلانات على مستوى المواضيع والمواد الإعلانية، وكذلك على مستوى كل ممثل وعميل ووكيل وفرع.
برامج خاصة برصد المناطق المحجوزة وغير المحجوزة من الأعداد الحالية أو القادمة، وكذلك برامج توضح حجم المبيعات المهدرة في الأعداد الصادرة.
برامج خاصة للدراسات التسويقية للإعلانات الفعلية في الصحف المحلية أو العربية توضح حجم الإنفاق الإعلاني في الأسواق المحلية والعربية.
نحن هنا للإجابة على استفساراتك على مدار 24 ساعه