نظام إدارة شركات الليموزين
مقدمة :
إستنادا على دراساتنا الموجهة داخل سوق المملكة العربية السعودية بهدف تطوير أنظمة متخصصة بتخطيط موارد المنشآت الكبرى والمتوسطة ( ERP ) تخدم طبيغة نشاط هذه المنشآت ذات الإختصاص غير التقليدي والمتميز , ولأن هذه المنشآت ذات الإختصاص غير التقليدي والمتميز بطبيعة خاصة تعتبر محدودة العدد فإنها لم تلق ذلك الإهتمام من المنشآت المتخصصة في تطوير الأنظمة والتطبيقات المتكاملة والمترابطة ( ERP ) بأنظمة الحسابات والموارد البشرية كنظام متكامل موحد , مع إقرارنا كنتيجة لهذه الدراسات والفحص الميداني بوجود بعض الحلول البرمجية التي تعالج بعض الإجراءات اللازمة لهذه النشاطات بشكل مستقل بعيدا عن إرتباطها بالأنظمة المالية والإدارية لهذه المنشآت والتي لا توفر حلا شاملا ومتكاملا بحيث تضطر هذه المنشآت لشراء وإستخدام عدة أنظمة مالية أو إدارية تعمل بإستقلالية عن النظام ذات الطبيعة المتميزة
وتضطر إلى محاولات الربط بين مجموعة هذه الأنظمة مع النظام الذي يمثل طبيعة نشاط المنشأة المتميز , وحسب مشاهداتنا فإن عمليات الربط هذه معرضة لبروز أخطاء وعدم تطابق في نتائج العمليات وأرصدتها فيما بين هذه الأنظمة فضلا أن المنشأة التي تضطر إلى هذا الخيار تحتاج إلى كوادر بشرية إضافية تكون مهمتها إجراء المقارنات والمطابقات لأرصدة الحسابات العامة في نظام المحاسبة العامة وأرصدة الحسابات التحليلية في الأنظمة المرتبطة بها بسبب النشاط الخاص والمتميز .
وبناء على قناعتنا بضرورة تطوير أنظمة متكاملة ومترابطة ( ERP ) ومتخصصة للمنشآت ذات النشاط المتميز وغير التقليدي , نوضح فيما يلي التفاصيل الفنية لنظام إدارة شركات الليموزين المتكامل والذي يخدم طبيعة نشاط شركات ومؤسسات الليموزين ذات الطبيعة المتميزة داحل المملكة العربية السعودية , نظام شامل لخدمة كافة الإدارات والأقسام المالية وإدارة الموارد البشرية وأنظمة المستودعات والمشتريات والصيانة الدورية وصيانة الأعطال ومتابعة إجراءات الحوادث لكي تكون مخصصة لنشاط الليموزين وداعمة لها .
القائمة المكونة لأنظمة شركات ERP :
- رقابة المستخدمين وصلاحياتهم.
- إدارة قواعد البيانات
- الأنظمة المالية
- نظام الموارد البشرية
- نظام الأصول الثابتة
- نظام المشتريات والمستودعات
- نظام الورشة والصيانة
- نظام إدارة الليموزين
القائمة الرئيسية المكونة لنظام إدارة الليموزين :
أولا : إعدادات النظام :
- تعريف وتصنيف أنواع المخالفات سواء كانت مخالفات مرور أو مخالفات نقل مع تحديد إن كانت المخالفة تحمل على مصاريف الشركة أو تحمل على السائق .
- تصنيف المركبات أوالسيارات حسب فئاتها من حيث كونها خفيفة أو صغيرة أو متوسطة أو بدرجة أعلى من المتوسطة .
- تصنيف آخر للمركبات أو السيارات من حيث العلامة التجارية للمركبة فيما إذا كانت تويوتا أو هيونداي أو نيسان أو غيرها .
- توفير إمكانية تحديد نوع المركبة لكل علامة تجارية .
- ترميز وتعريف أنواع الحركات المالية التي تظهر بياناتها بكشف حساب السائق وذلك من أجل ربط كل نوع من أنواع الحركات بمصادرها من الواجهات المسببة لها .
- ملف يحتوي تصنيف لأنواع الإشعارات المدينة التي قد تحرر يدويا أو آليا على السائق , مع ربط كل نوع من أنواع هذه الإشعارات بحساب من حسابات الدليل المحاسبي .
- ملف يحتوي تصنيف لأنواع الإشعارات الدائنة التي قد تحرر يدويا أو آليا على السائق , مع ربط كل نوع من أنواع هذه الإشعارات بحساب من حسابات الدليل المحاسبي .
- تصنيف وتعريف مسببات منح السائق خصم يوم أو أكثر خلال فترة التحصيل الأسبوعية الفعالة لإحتساب مستحقات الشركة الأسبوعية من السائقين , وتعريف لكافة أنواع هذه المسببات لأجل إستخراج المقارنات والإحصائيات السنوية أو الشهرية .
- تصنيف وتعريف أنواع العطلات الرسمية التي من الممكن إجراء خصومات للسائقين بسببها , بحيث أن هذا الإجراء يتم لكافة أعداد السائقين مهما بلغ عددهم بثواني معدودة .
- تصنيف وتعريف لأنواع الوثائق الرسمية التي ربما تحتاج الشركة لأرشفتها قي سجل المركبة أو السيارة .
- تصنيف وتعريف لمسميات حالات بنود وقائمة الفحص ( Check List ) لكي تمكن المستخدم عند فحص المركبة أثناء الإستلام أو التسليم أو بعد خروجها من ورشة الصيانة من إختيار الحالة للبند أو القطعة الواحدة ضمن مجموعة القطع أو البنود الخاصة بالمركبة .
- تعريف وتصنيف لكافة أنواع البنود أو القطع المطلوب فحصها عند الإستلام أو التسليم أو بعد الصيانة لكافة أنواع المركبات .
ثانيا : الملفات الرئيسية :
- ملف يحتوي بيانات السائقين التفصيلية وأرتباط كل سجل سائق بملفه الأصلي بنظام الموارد البشرية من جهة وملفه بنظام حسابات الذمم المتنوعة .
- ملف يحتوي بيانات تفصيلية لكل مركبة أو سيارة موضحا حالة كل جزء من أجزائها المكونة لقائمة الفحص ( Check List ) .
- ملف لتسجيل بيانات تفصيلية لكل ماكينة من مكائن السداد لزبائن الليموزين موضحا بداخل سجل الماكينة رقم الحساب البنكي الذي يستقبل مسددات الماكينة ورقم المركبة أو السيارة المخصصة والمرتبطة بهذه الماكينة .
- ملف لتعريف جميع الحالات المحتملة لكل بند أو جزء من قائمة الفحص لكل نوع من أنواع المركبات , ومن خلال هذا الملف يتم ربط البند أو الجزء بالحالات المحتملة له فقط يحيث يقوم الموظف من الشركة في حال إستلام السيارة من السائق أوتسليمها للسائق فقط إختيار حالة السيارة من ضمن مجموعة من الحالات التي سبق ربطها بالبند أو الجزء , وتوفر هذه الواجهة التي تسجل على هذا الملف إمكانية تحديد أثر كل حالة فيما إذا كانت تسبب تعطل المركبة كليا حتى يتم الإصلاح أم لا تسبب أي عطل , وكذلك في حال كانت الحالة تشير إلى خسارة مادية على الشركة فإن النظام يصدر آليا غرامة على السائق محددة حسب قيمة البند أو الجزء بالحد الأدنى على هيئة إشعار مدين آلي يحمل على كشف حساب السائق .
- ملف خاص بتحديد قوائم الفحص الخاصة بكل نوع من أنواع ماركات المركبات أوالسيارات , لأن قوائم الفحص تختلف من مركبة إلى أخرى حسب فئة المركبة ونوعها وعلامتها التجارية .
- تستخدم الواجهة التي تسجل على ملف فترات التشغيل والتحصيل الأسبوعية مرة واحدة في السنة , وذلك بهدف فتح فترات مالية أسبوعية للتشغيل والتحصيل تبدأ من بداية السنة وتنتهي بنهايتها , وتوفر هذه الواجهة إمكانية أن يتم تحديد عدد أيام الفترات الأسبوعية وعدد أيام الإجازات الأسبوعية لجميع السائقين .
- تحتوي هذه القائمة واجهة تمكن المستخدم من تسجيل الأرصدة الإفتتاحية مع بداية أول فترة تشغيل وتحصيل أسبوعية للسنة المالية على مستوى كل سائق , وتعمل هذه الواجهة بعد الإنتهاء من فتح فترات التشغيل السنوية كما تم توضيحها في البند السابق رقم ( 06 ) .
ثالثا : المتغيرات اليومية :
تحتوي هذه القائمة مجموعة من الحركات والإجراءات الإدارية والمالية المرتبطة تماما بطبيعة نشاط شركات الليموزين وهي على النحو التالي :
1. تسليم سيارة لسائق .
يوفر هذا الإجراء تمكين المستخدم من عملية تسليم السيارة لسائق وطباعة خطاب التفويض يحتوي قارئ آلي ( QR ) يحتوي معلومات تفصيلية عن السيارة وكذلك عن السائق , يوفر النظام أثناء هذا الإجراء أثناء تسجيل حركة التسليم عرض جميع المركبات أو السيارات غير المشغولة والتي لا يرتبط بها رقم سائق ونشطة , كما يوفر النظام أثناء هذا الإجراء وأثناء تسجيل حركة التسليم عرض جميع السائقين غير المرتبطين حاليا بسيارات أخرى وفي قائمة الإنتظار , كما توفر هذه الواجهة للمستخدم أرشفة أي وثيقة خاصة بالسائق مثل هويته ورخصة قيادته وبطاقة التشغيل الخاصة به عند تسليمه السيارة .
2. إستلام سيارة من سائق .
يوفر هذا الإجراء تمكين المستخدم من عملية إستلام السيارة أو المركبة من سائقها مع توفير إمكانية فحص حالة كل بند أو جزء من قائمة الفحص المرتبطة بنوع المركبة , وعند الإنتهاء من تسجيل جميع حالات قائمة الفحص فإن النظام يصدر عنه بعض الإجراءات التالية :
- إصدار إشعار مدين لحالة الجزء التي إرتبط بها غرامة على السائق في حال تحقيق هذه الحالة , وقيمة هذا الإشعار تؤثر فورا على كشف حساب السائق كما يصدر عنها قيد محاسبي آلي .
- إحالة المركبة أو السيارة إلى ورشة الصيانة في حال كانت حالة البند أو القطعة التي إختارها المستلم للسيارة توقف تشغيل السيارة كما تم تحديدها مسبقا .
- في حال لم يتم إختيار أي حالة لأي بند أو جزء توقف حالة السيارة , فإن المركبة تكون جاهزة لتسليمها لأي سائق آخر .
3. إشعار خصم أيام للسائق .
تمكن هذه الواجهة المستخدم الذي له صلاحية إستخدامها سواء من داخل الورشة أو إدارة الليموزين من منح السائق خصم أيام أو جزء من يوم يستقطع من عدد أيام الأسبوع المستحقة للشركة , مع ضرورة إختيار سبب هذا الخصم من خلال قائمة منسدلة توضح جميع الأسباب المحتلمة لمنح السائق هذا الخصم .
4. إشعار خصم أيام العطلات الرسمية .
توفر هذه الواجهة إمكانية تعميم خصم يوم على سبيل المثال لجميع السائقين بسبب الأعياد أو العطلات الرسمية , وهذا الخصم يؤثر آليا على واجهة إحتساب المستحقات الأسبوعية للشركة .
5. إشعار خصم عدة أيام .
تمكن هذه الواجهة من تنفيذ خصم أجزاء من يوم أو أيام لمجموعة من السائقين بإختيار أرقامهم أو نوع مركباتهم وموديلاتها أو إختيار عشوائي لكي ينفذوا مهمة محددة تعتبر خدمة لصالح الشركة وليس لصالحهم .
6. تعديل أسعار التشغيل للسيارات .
توفر هذه الواجهة بأي تاريخ من السنة إختيار مجموعة من سيارات الليموزين حسب علامتها التجارية ونوعها أو فئتها أو موديلها , كما يمكن تحديد مجموعة من السيارات والتي سعر التشغيل اليومي لها يتراوح بين رقمين محددين وذلك بهدف تعديل سعر التشغيل اليومي لها إعتبارا من فترة تشغيل أوتحصيل أسبوعية محددة إلى نهاية فترات التشغيل أو التحصيل للسنة المالية الحالية , وفي حال كانت الشركة لها أكثر من فرع في المملكة فبإمكان المستخدم تحديد سيارات فرع معين أو عدم تحديد فرع ليشمل التعديل كافة فروع المملكة .
رابعا : الحركات والإجراءات المالية :
تحتوي هذه القائمة مجموعة من الحركات والإجراءات المالية المرتبطة تماما بطبيعة نشاط شركات الليموزين وهي على النحو التالي :
1. إشعار مالي مدين .
الإشعارات المالية المدينة هي الحركات والإجراءات التي تحمل السائق مبالغ مستحقة للشركة مثل غرامات وغيرها , وتوفر هذه الواجهة إمكانية تسجيل إشعار مالي مدين يدويا وذلك بإختيار نوع الإشعار المرتبط آليا بالحساب الدائن لهذا النوع من الإشعارات كما يمكن تسجيل مبلغ الإشعار يدويا وشرح البيان المسبب لهذا الإشعار وتحديد نسبة الضريبة إن وجدت , وبرغم توفر هذه الواجهة الخاصة بتسجيل الإشعارات المدينة يدويا , إلا أن كثيرا من الإشعارات المدينة يتم تحريرها آليا خلال عملية إستلام السيارة من السائق في حالات البنود والأجزاء التي ينتج عنها عمليات إصلاح مطلوبة لإعادة تشغيل السيارة , وأيا كان مصدر الإشعار المدين فإنه يؤثر آليا على كشف حساب السائق وعلى قائمة دخل السيارة أو المركبة والتي تحتوي مصاريف السيارة وإيراداتها وكذلك يصدر قيد محاسبي آلي يؤثر على أرصدة الحسابات العامة .
2. إشعار مالي دائن .
الإشعارات المالية الدائنة هي الحركات والإجراءات التي تخفض مديونية السائق تجاه الشركة من خلال تقديمه فواتير لمبالغ دفعها السائق نيابة عن الشركة مثل رسوم الفحص الدوري أو عمليات إصلاح للسيارة خارج ورشة الصيانة الخاصة بالشركة كان مضطرا لها وجميعها مصنفة ومعرفة داخل ملف أنواع الإشعارات الدائنة , وتوفر هذه الواجهة إمكانية تسجيل إشعار مالي دائن يدويا وذلك بإختيار نوع الإشعار المرتبط آليا بالحساب المدين لهذا النوع من الإشعارات كما يمكن تسجيل مبلغ الإشعار يدويا وشرح البيان المسبب لهذا الإشعار وتحديد نسبة الضريبة إن وجدت , وكذلك توفر هذه الواجهة إمكانية أرشفة الفاتورة اليدوية المقدمة من قبل السائق للشركة لإثبات سداده لهذا المبلغ , وبرغم توفر هذه الواجهة الخاصة بتسجيل الإشعارات الدائنة يدويا , إلا أن بعض الإشعارات الدائنة من الممكن تحريرها آليا حسب طبيعة ونوع الإشعارات المستجدة , وأيا كان مصدر الإشعار الدائن فإنه يؤثر آليا على كشف حساب السائق وعلى قائمة دخل السيارة أو المركبة والتي تحتوي مصاريف السيارة وإيراداتها وكذلك يصدر قيد محاسبي آلي يؤثر على أرصدة الحسابات العامة .
3. تسجيل المخالفات المرورية .
توفر هذه الواجهة إمكانية تسجيل المخالفات المرورية بأنواعها المختلفة من حيث كونها مخالفات مرور أو مخالفات نقل , كما تمكن هذه الواجهة من تأكيد تحميل قيمة هذه المخالفة إما على حساب الذمم المتنوعة ( حساب السائق ) وإما كمصروف من مصاريف الشركة , وبذا يتم إصدار قيد محاسبي آلي .
4. إستحقاق فترة تحصيل .
توفر هذه الواجهة لمستخدم النظام إمكانية إحتساب مستحقات التشغيل للفترة التي يحددها المستخدم , حيث يقوم النظام بإحتساب مستحقات الشركة لدى كل سائق من واقع أيام الفترة مطروحا منها أيام الخصم ومضروبة بقيمة التشغيل اليومية , كما يظهر في هذه الواجهة قيمة الإشعارات المدينة وقيمة الإشعارات الدائنة التي تم إدخالها لنفس فترة التشغيل من خلال واجهات الإشعارات المدينة والدائنة في قائمة الإجراءات والحركات اليومية.
5. إستلام مسددات السائقين .
توفر هذه الواجهة إمكانية إستلام مسددات السائقين على إختلاف أنواعها النقدية والبنكية من خلال الشبكة أو الفيزا أو غيرها , وتؤثر آليا على كشوف حساب السائقين والبنوك والعهدة النقدية , كما يصدر عن حركات السداد قيود محاسبية آلية .
خامسا : الإقفالات والترحيلات :
فتح أو إقفال فترة تشغيل أو تحصيل , وذلك لضبط عمليات الإحتساب أو إدخال الإشعارات المدينة أو الدائنة أو تسجيل المخالفات في فترة تشغيل مقترحة من النظام حتى لا يستطيع المستخدم التعامل مع فترة مقفلة .
نحن هنا للإجابة على استفساراتك على مدار 24 ساعه