نظام المشتريات
حاجة الشركة لهذا النظام تتمثل بالدرجة الأولى لشراء وتخزين المواد والعدد اللأزمة لأعمال الشركة ونشاطاتها وكذلك بغرض تأسيس المشروعات الخاصة بالعملاء من تجهيزات شاملة حتى الوصول إلى مرحلة الإنجاز الفعلي وربما التزويد المستمر لمستلزمات هذه المشروعات , ويحتوي القوائم والخدمات والتقارير التالية :
- قائمة خاصة بفهرسة المواد والأصناف والأدوات .
- قائمة بتعريف البيانات التفصيلية لهذه الأصناف والمواد والأدوات وتعريف وحداتها وأسعار بيعها وقيمة تكلفتها ومورديها ومكوناتها .
- التعامل مع كافة أنواع الإعتمادات والتحاصيل المستندية.
- تعريف مسبق للبيانات الأساسية والضرورية اللازمة لتعريف سجل أمر شراء أو الإعتماد أو التحصيل أو الشحنة مما يسهل على المستخدم عملية فتح إعتماد أو تحصيل وكذلك تسجيل أمر شراء جديد.
- إمكانية تجميع طلبات الشراء لمجموعة فروع أو مستودعات في أمر شراء واحد من خلال ربط آلي بين أمر الشراء ومجموعة طلبات الشراء دون الحاجة الى إعادة إدخالات للأصناف المطلوبة للشراء من الفروع أو المستودعات أو المشاريع .
- إمكانية تسجيل الأرصدة الإفتتاحية للإعتمادات والتحاصيل والشحنات مفصلة حسب طبيعة الحركة المالية الخاصة بالإعتماد أو التحصيل أو الشحنة سواء كانت هذه الحركة مدينة بمعنى أنها نوع من أنواع المصروفات أو دائنة.
- طلبات الشراء هي حلقة الإتصال بين نظام المستودعات ونظام المشتريات حيث تحتوي حركات طلبات الشراء على المستودع أو الفرع صاحب طلب الشراء كما أن برنامج طلب الشراء يعرض للمستخدم مُعِد طلب الشراء حالة الأصناف المطلوبة من حيث توضيح الكميات المتوفرة حاليا من كل صنف في المستودع والكميات المحجوزة وبضاعة في الطريق والكميات المطلوبة سابقا من نفس الصنف لنفس المستودع.
- يتكون أمر الشراء آليا من مجموعة من طلبات الشراء المؤكدة ولا داعي لتكرار عملية إدخال الأصناف المشتراة وكمياتها بأمر الشراء.
- ممكن للإعتماد أو التحصيل أن يغطي أمر شراء بالكامل أو جزء من أمر شراء أو مجموعة أوامر شراء جزئية أو كلية.
- الشحنة تحتوي أصناف إعتماد أو تحصيل بالكامل أو جزء منها أو مجموعة إعتمادات أو تحاصيل جزئية أو كلية.
- بيان تعبئة الشحنة الواحد يخص أصناف مرجعها إعتماد أو تحصيل أو شحن مباشر دون وجود إعتماد أو تحصيل صادر بها أصلا وإنما تم التعرف عليها وإستلامها من خلال بيانات تعبئة الشحنة.
- مذكرة إستلام الوارد من البضاعة المشتراة ممكن لها أن تحتوي مجموعة بيانات تعبئة ومحتوياتها.
- كل بيان تعبئة يصدر عنه آليا طلب تحويل بضاعة من مركز الإستلام إلى مركز التسليم في حالة كونهما مختلفين.
- ممكن للفاتورة المستلمة من المورد أن تحتوي بيانات تعبئة واحد أو أكثر من الشحنة كما يمكن للشحنة أن تحتوي أكثر من فاتورة للمورد بحيث أن كل فاتورة تخص إما إعتماد أو تحصيل أو أصناف مشحونة مباشرة دون مرجع مستندي لها.
- أثناء توزيع مصروفات الشحنة سواء كان مصدرها الصرفيات على الإعتماد أو التحصيل الخاصين بالشحنة أو مصروفات مباشرة على الشحنة يوفر النظام إمكانية تحديد أسلوب التوزيع لكل نوع مصروف من هذه المصروفات على أصناف الشحنة, وإسلوب التوزيع إما حسب القيمة أو الوزن أو الحجم أو العدد.
- إحتساب تكلفة البضاعة الواردة بعد توزيع مصروفات الشحنة يؤثر على أرصدة المخزون بنظام المستودعات والمحاسبة العامة.
- يوفر النظام إمكانية تعديل كميات الأصناف وأسعارها لأوامر الشراء بعد تأكيد أمر الشراء من خلال برامج حركات الإشعارات على أصناف أوامر الشراء بالكمية والسعر.
- يوفر النظام متابعة التطورات والمتغيرات الخاصة بأوامر الشراء وبالتالي معرفة المتأخرات من الأصناف لأوامر الشراء أو الإعتمادات أو التحاصيل.
- ترتبط برامج التدفقات النقدية من مقبوضات أو مدفوعات آليا بنظام المشتريات وتؤثر مباشرة على كشوف حسابات المشتريات.
- يوفر النظام إمكانية إصدار وثائق ومطبوعات رسمية خاصة بنظام المشتريات وذلك مثل أمر الشراء أو ملحقاته من إشعارات مدينة أو إشعارات دائنة سواء كانت تخص الكميات أو الأسعار.
رسم يوضح علاقة نظام المشتريات بالأنظمة الأخرى :
رسم يوضح تدفق البيانات وترابط حركات نظام المشتريات :
تركيبة سجل الحسابات التحليلي للإعتمادات والتحاصيل :
تركيبة سجل الحساب التحليلي للشحنة :
نحن هنا للإجابة على استفساراتك على مدار 24 ساعه